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2.在浏览《实用商务英语项目设计》后,学生们往往都存在着对商务报告的主体结构认识不清的问题。这在写作过程中反映比较突出,相当一部分学生不能认清综合业务分析、客户概揽、核心小组访谈、SWOT分析、项目实施措施和周进度、项目成本分析、股东分析、项目风险分析、管控策划9个报告和商务项目总报告之间的关系。由于《实用商务英语项目设计》中未能提供总报告示例,结果不求甚解的学生不仅往往将位于教科书末端的概要部分示例曲解为总报告,而且所谓的报告完成后,各主体部分的编排顺序也认识不清。

3.在浏览《实用商务英语项目设计》后,学生们仍存在对商务报告的目标读者和报告所使用的语言的运用程度之间关系认识模糊的问题。

4.在浏览《实用商务英语项目设计》后,相当部分学生仍存在对商务报告的撰写方法认识不清的问题。

5.在核心小组访谈报告写作过程中,学生们存在着对访谈的目的、方式、内容和项目认识模糊的问题。

三、应对的策略

针对以上五个主要方面存在的问题,笔者谈谈应对策略。

1.正确的商务报告写作过程的整体认识对于报告的有效和成功起着至关重要的作用,如果能够认识清楚这一点的话,那么就可以达到“会当凌绝顶,一览众山小”的境界。整体写作过程事实上由5个部分组成如下图所示:

我们的学生绝大多数只是仿造教科书上的示例,根本不按照这5个步骤来进行报告的整体设计。一定要让学生们懂得:确定问题就是确定报告的主题;形势分析就是综合业务分析、客户概揽;搜集资料就是核心小组访谈;分析问题就是SWOT分析、项目成本分析、股东分析、项目风险分析、项目实施措施和周进度、管控策划;解决问题就是总报告。

2.无论什么类型的报告,一般都是机构、企业、政府部门内部或之间正式的公文。这类文本的共同特点,在于篇幅无论长短,体例必须规范;内容可繁可简,格式非常关键。这类文件对内容和形式往往格外讲究。报告的格式类似于商品的包装。毫不夸张地说,许多情形下格式和体例是不是正式、规范,要与内容是不是翔实等量齐观。

为了给各位学生增加一些感性认识,笔者从宏观层面上按照编排顺序概述一下通用报告主体结构:

◆报告传达书

◆题目

◆目录

◆概要

◆前言

◆调查/研究结果

◆结论

◆建议

◆参考资料

◆附录

3.一般来讲,学生们在撰写报告前,就要具备明确的服务意识。不论是状态报告、市场调查报告、营销策划报告,还是项目建议书、研究报告,它们都具有很强的目的性和功利性,目标读者往往是你顶头上司、上级主管机关、国外金融资本结构的项目审查部门、业务关系单位和合伙人的核心人物,人数不会很多,但是往往要求比较严格。这些人每天审阅的文件、报告、公文林林总总,大部分属于例行公事,你的报告若想引起足够的关注并不容易。既然报告的阅读圈子小,确定目标读者尤其事关重大。要求拨款的报告可能需要侧重所购设备的使用效益,对技术细节不宜多讲;向总工程师提交的报告应在技术方面小心谨慎,但对造价、运营成本等可以推在一边能不说就不说;而假如报告是提交给董事会的,由于董事会成员构成的多元化,则需要从财政、技术、人力资源配备等各个方面予以说明,内容就应当尽可能地全面一些,视角适当地高一点,意见适当地中立一点,观点适当地超前一些。关于报告的目标读者的考虑,很大程度上取决于起草这个报告的直接目的。学生们往往只会“临摹”教科书示例,根本不考虑报告形式和内容的统一。因此,我们在指导过程中应提醒学生们需要考虑的应当是报告要解决的问题及其具体内容。总而言之,目的决定方法,议题决定体裁。读者对象决定所用语言的语用程度,读者对象决定报告涉及的技术语汇难度。准确的读者定位对于报告的成败起着至关重要的作用。

4.在指导过程中,我们除了要求学生运用他们比较熟悉的SMART法撰写报告外,还可以介绍其他常见商务报告撰写方法,例如:

◆MADE法

采用这种方法可以指导学生写出一份主题对路、题材得当的报告:M=MESSAGE:整理好你的素材,表达清楚你的思路,自己首先明白报告的目标读者应当知道哪些内容,你可以以什么方式来陈述才能获得目标读者的最大程度的接受。A=ACTION:你想通过这份报告达到什么目的,你希望通过报告的陈述以便争取目标读者采取什么行动。D=DETALILS:报告涉及或报告中的事件涉及哪些人、什么事、什么时间、什么方法、什么地点等细节,希望目标读者采取行动的理由等。E=EVIDENCE:如果你有有助于目标读者了解问题、采取行动的附件,就在报告的相应位置提及,同时在报告末尾附上以供目标读者选择阅读。

◆流程法

如果把撰写报告看作一个工作流程的话,那么可概括如下所示:确定选题→收集资料→理清事实→分析原因→起草提纲→排列要点→补缀细节→修饰完善→排版打印→包装呈递。

其他常见的方法还有:实用步骤法、系统工程法等。　　

5.核心小组访谈的目的。从以上撰写商务报告收集资料的视图中,我们不难发现核心小组访谈不仅是第一手资料收集的主要形式和方法之一,而且还是市场调研中最为常见的定性研究方法之一。正如古人云:“读书破万卷,下笔如有神”。核心小组访谈的主要目的就在于发现目标顾客群体对你所提供的某种商品和服务的想法,以便于进一步确定什么因素对他们的消费行为具有影响力。多数学生在核心小组访谈报告的撰写中存在着对访谈所应包括的内容和项目搞不清楚的问题。实际上,访谈问题的提出与学生们对商务报告议题的熟悉程度密切相关。如果在开始选题时,注意选择那些自己熟悉的行业和议题,这个方面就不会存在问题了。在核心小组访谈报告的指导中,我们应提醒学生注意其内容应包括并说明下列几个问题:

◆核心小组访谈的摘要

◆访谈所采用方法和手段:电话、传真、座谈、投递、问卷调查等

◆核心小组访谈的目的、分析、结论、建议、对策等

◆核心小组访谈的人员组成:人数、年龄、性别、职业、收入水平、宗教信仰等

◆核心小组访谈的背景、地点等

◆核心小组访谈的局限性

◆致谢

四、结论

以上是笔者的教学经验,只要我们的指导教师能对这些商务报告的关键环节具有清醒而深刻的认识,并能在本论文由英语论文网提供整理，提供论文代写，英语论文代写，代写论文，代写英语论文，代写留学生论文，代写英文论文，留学生论文代写相关核心关键词搜索。