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原则上选择能够最有效传递信息的方式。日常商务报告中，我们经常选择平面表格、线性图表、柱形图、饼状图和流程图。特别是流程图在商务报告中应用广泛，用于某一过程的定义和分析。
      在使用图表之后，要注意图表描述语言的使用。同中文有所不同，英文提倡使用用不同的语言表达重复出现的意思，即语言的多样性原则。譬如数据里经常使用到的“增加”或“减少”，中文很难找到多个同意替代词汇，而英文则有很多。在程度表示方面，英语的词汇也非常丰富，商务英语报告中常用的表示增加或减少的程度词汇包括s t e eply, dramatically,  greatly,  considerably,  significantly,  a  great deal,  rather,  somewhat,  a  bit,  slightly等等。另外在列出数据进行比较时，英文习惯把比较的结果用三种形式加以总结。超过一倍的用倍数t ime s，低于一倍的用百分比percentage，而恰好是几分之一、四分之几或三分之几的则使用分数。分析图表数据时，在语言上同样要遵循多样性原则。这就要求我们掌握大量的同意表达。 
    针对一些数学图表或公式，其描述则是固定的，不能随便编写。譬如商务报告里我们经常碰到价格和数量成正比和反比的表述，在撰写时要注意用语的准确。让我们来看下面的例子：The  price  and  quantity  demanded  are  inversely related  to  each  other.  (产品价格和需求数量成反比)；The price is a positive function of quantity supplied. (产品价格和供应数量成正比)。除此之外，公式的描述也很普遍，这就要求我们撰写时要熟悉专门的术语表达，力求准确简洁。
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