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摘要:针对学生在撰写商务文件时的问题 ,教师应要求学生做到每一个词都言之有物 ,避免使用强语气词、套话和长句 ,突出句首句尾内容 ,用短句传达好消息 ,不用短句传达坏消息 ,并注意适当的篇幅 ,不宜太长 ,否则会影响效果。
　　 一、 学生商务写作存在的问题商务英语写作有别于一般意义的writing或 composing ,要求我们直截了当地书写事实。然而学生在平时的写作练习中却已习惯于堆砌大量的华丽词藻来表达普通的事情 ,即使是用英语给朋友、 同学写信也有此毛病。于是他们在进行商务英语写作时依然忘不了用大量篇幅向对方嘘寒问暖 ,下笔千言却言之无物。下面是一个学生在给一个商业伙伴表达自己不能出席一个酒会的回信 ,读完以后您一定会以为他是在给一个老朋友叙旧呢:Dear Ms. BrownHow are y ou ? I’ mMs. Wang , one of Mr. Brown’ s friend. Doy ou remember me ? Last time , y ou , Mr. Brown and I , we had ag ood time together in Miami . I miss y ou s o much. I’ m really s orry totell y ou that Ms. Li can’ t come because she has another arrangementfor Oct . 11. She is very busy. She is very happy to meet y ou on Oc2tober 1st at the fair in Miami . She hopes to meet y ou again verymuch , but she has many things to do then. I t’ s really a bad luck.S o I’ m s orry to tell y ou that she could not attend. I hope y ou canhave a wonder ful time with her next time.Best wishes for y ou.Y ours sincerelyWang这封回信可以代表许多学生的商务写作模式 ,下笔千言而言之无物 ,既耗费了笔墨 ,又没能准确的表达自己不能出席酒会的意愿 ,文中用 “I’ m s orry she could not attend.”来表达自己不能出席未免太离谱 ,谁能明白呀 ? 这样一来 ,只能让作者失去一个绝佳的商业伙伴和未来许多潜在的商业机会。其实 ,撰写商品广告、 发电报、 做产品订单、 商务信函等商务写作活动都需要简单、 明了、 准确。加拿大资深商务英语培训师简• 沃特森就指出 “一篇成功的商务文牍的使用与读者词汇量相称的简单词汇才行。 ”
    二、 写好商务文件的基本方法我们在进行商务写作的时候 ,不管是现在作为学生还是将来作为商业企业的员工 ,都需要用词和语气彬彬有礼 ,就像和人们面对面交谈一样。告诉对方你能够做什么 ,而不是做不到什么。在列举你的服务特色时顺带提及由此带来的好处。在写作中 ,注重了解读者对象是关键 ,做到每一个词都言之有物 ,避免使用强语气词、 套话、 人称习语、 缩写和长句 ,突出句首句尾内容 ,用短句传达好消息 ,不用短句传达坏消息 ,并注意适当的篇幅 ,不宜太长 ,否则会影响效果。
    1、 了解读者 ,把读者放到第一位在动手写作前 ,要首先确定你的读者对象是关系写作成败的关键所在。读者的背景、 受教育程度、 年龄、 职业、 习惯等都是我们必须考虑的问题。了解读者的背景就是要考虑你的读者的英语词汇量的大小 ,还要考虑英语是否是其母语 ,他们个人对词汇的要求 ,有的人喜欢复杂的大词 ,而有的人则擅长较为简单的词 ,对于英语国家的永久居民和新移民也要分别对待。不然的话就会形成障碍 ,造成你的意图不能被准确接受就会有本文出自www.51lunwen.org，在代写英语毕业论文与留学生论文方面具有丰富的经验！如果需要原创英语论文，英文论文请联系 QQ：949925041悖你写作的初衷。了解读者的受教育程度、 年龄和职业也是必不可少的。得知读者的这些情况后就能采取准确的措辞、 语气和方式。
    2、 尽量做到每个词都言之有物简明扼要是漂亮的商务英语必备的特征。所以文中的每一个词都必须具备传达意思、 表达语气或沟通观点等存在的理由 ,对多余的词就必须删除 ,如果文中有两个词表达接近的意义 ,就应该删掉表现力相对逊色的那个词。如:A: In addition , we are als o sending y ou our latest brochure.在这个句子中 ,就可以去掉 als o 这个可有可无的词 ,那么这个句子就变得更加简练了。B : In addition , we are sending y ou our latest brochure.又如 ,把 First and foremost 变成 First 会好的多。而 “that” 这个词常常在语句中遭滥用。在使用过程中要确定是否真正需要用这个词 ,通常情况下很多句子里去掉that 念起来更顺畅。A: I understand that y ou are looking for a new account manag2er.我们去掉that 之后 ,句子更简洁 ,更顺畅。B : I understand y ou are looking for a new account manager.
    3、 避免使用强语气词、 套话、 缩略语和长句在英语写作中 ,有的人会频繁使用强语气词 ,诸如 very ,highly , greatly 和 extremely等以表达强烈的感情色彩。但是在商务英语写作中 ,在使用语气词尤其是感情色彩强烈的语气词时一定要慎重 ,因为这些词强调的程度缺乏客观衡量的依据 ,往往是各人根据自己的主观理解而赋予语气词以意义 ,给人一种夸大其辞的感觉 ,便有可能让读者对你的可信度产生怀疑。从下面两个例句便可看出个中区别之所在。A: I was very pleased to talk with y ou last week regarding. . . .如果我们去掉句中表达写作者自身感觉的语气词 very后便会觉得自然多了。B : I was pleased to talk with y ou last week regarding. . . .在商务写作中还应尽量避免使用套话。套话则是过去人们喜闻乐见的词汇或习语 ,使用过多会使你的文件显得呆板而做作。很多以前使用的套话都已经被当今的说法所替代甚至删除。比如:At this writing/ at this point in time 以被一个简单的词语 “now” 所替代。又如 I remain 由于已经过时被淘汰。这之中例子很多 ,也不方便一一列举。缩略语和长句在商务英语写作中也不要出现频率过多。缩略语词语的缩写形式可能由单词的前几个字母组成 ,也可能是几个辅音字母构成 ,比如用 Apr.代表 April , 用 amt .代表amount。它们常被用于创作电子表格、 电子邮件或图表 ,也非常实用。但是如果被用于商务文件中 ,会显得作者懒散 ,就必须花时间把单词写完整 ,树立自己积极进取的专业形象。长句的使用会惹人生厌 ,读者在看到单词超过 18 个的句子会跳过当中的细节或者会错误地理解句意 ,最好的办法就是把它拆本文出自www.51lunwen.org，在代写英语毕业论文与留学生论文方面具有丰富的经验！如果需要原创英语论文，英文论文请联系 QQ：949925041分成两到三个短句为宜。下面的例句经过调整效果就会大不一样。A: Our intent in forwarding the list of priority short - term capi2tal projects in advance of the final report本论文由英语论文网提供整理，提供论文代写，英语论文代写，代写论文，代写英语论文，代写留学生论文，代写英文论文，留学生论文代写相关核心关键词搜索。