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>     2.词汇
     (1)多用单词，少用短语；多用简单易懂的常用词汇，少用冗长生僻的修饰词语。如：用consider代替take into consideration，authorize代替give authorization to， solve代替arrive at a solution。
     (2)多用规范正式的词汇，少用非正式口语性词汇，体现商务英语信函的公函性质。如：用inform或advise代替tell ；用dispatch代替send。
     (3)避免使用带性别歧视或偏见的词语，避免使用含有不同词义或者词义模糊的词语，以免造成贸易合作上的不良影响。例如：用journalist代替newsman; 用meteorologist代替weatherman。再如：bimonthly这个词既可以表示 “每月两次”，也可以表示 “两月一次”，容易造成误解甚至冲突。在商务信函写作中就要避免使用，采取更为准确的表达方式。
    (4)注意专业术语的使用。专业术语、缩略词的频繁使用是商务英语信函写作的一大特点。要熟练使用这些术语，以免出错造成严重的损失。商务英语中常用的术语很多。例如： insurance policy， coverage， premium， letter of credit或L/C， CIF， FOB， container， insurance policy， Average。       (5)数字的安全表达。不同国家对某些数字表达方式不尽相同，为了避免纠纷，最安全的办法就是数字和文字同时使用。
    3.句式
   (1)多用如Will you?Would you please? Please这样的请求句式，少用命令句。
   (2)用虚拟语气更加委婉，以商量的口吻更容易被对方接受。例如We cannot accept your payment.和I wish we were able toaccept your payment.两句隐含的意思都是不能接受对方的付款方式，而后一句使用了be able to的过去时构成虚拟语气，以一种委婉的方式拒绝对方。
    (3)多用肯定句，少用否定句。多从正面谈问题，强调那些积极的、自己能做到的事实，避免或减少从否定方面入手，弱化那些自己无法做到的事情，这样更容易被收信人接受。例如We have to deny your payment by cash.和We can onlyaccept L/C payment.后一句强调了接受的现实，弱化了不接受的现实，语气更加委婉。
    (4)巧用被动结构。被动结构在商务英语信函中的频繁使用原因有三：一是被动结构突出了动作本身而弱化了动作的实施者，是一种有效的委婉表达方式；二是避免了过多的人称代词做主语，抛开更多的主观因素从而使得表述更为客观；三是被动语态较主动语态更加经济、紧凑。例如If we receive your sight draft drawn under a confirmed,irrevocable L/C, we will effect the payment.和Payment is to bemade against sight draft drawn under a confirmed, irrevocable L/C.后一句由于使用了被动结构，省略了从句，用更少的语言表达一样的意思，更为经济紧凑。再如We are shipping your order No.1234 this afternoon.和Your order No. 1234 will be shipped thisafternoon.前一句的主语是we，突出了写信人的态度，而后一句主语是Your order，站在收信人的角度强调了事件本身，这种表述更能贴近收信人，更为礼貌委婉。
     总之，商务英语信函作为商务信息的使者、买卖双方感情的纽带、良好合作关系的桥梁，具有较为明显的语言特点。只有充分了解商务英语信函写作的七个原则，并熟练掌握、灵活运用一些基本的写作技巧，才能写出一篇优秀的商务英语信函。
参考文献：
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