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度。我们必须采取“你的态度”而不是“我的态度”,这意味着,我们要从接受者的角度而不是写信人的角度考虑事情。Forexam pl e:Y ou m ust have a good r eason f or not havi ng pai d anyt hi ng si nceSept em beron youraccount -we ar e sur e oft hat . But , you do nott el luswhatt he r eason i s. I fyou can, send i n a par tpaym entwi t h youranswer .Butwhet heryou can do t hatornot ,atl eastt el lus whati s wr ong.G i ve uschance t o hel p.     自九月份以来,贵方尚未支付任何款项。我方确信贵方一定有充分的理由,尽管贵方并没有提起。如有可能请随函汇来部分款项,并说明情况,以便我们有机会向贵方提供帮助。W e r egr ett o not e t hataf t erf i ve l et t er s f r om us,youraccountst i l lr e-m ai nsunpai d.W e can notper m i tt hi s st at e ofaf f ai r s t o cont i nue.W e shal lexpecta check by r et ur n m ai l .在我方五次函告后,你方迄今未支付款项。对此情况,我们实在难以接受,并深感遗憾。请复函并汇支票一张。对比上面两个句子,我们注意到第一个是从 "you --at t i t ude"出发,所以它显得很有礼貌,让读者觉得温暖。这是我们要的结果。但是第二句会毁掉整件事情。它的语言不礼貌会冒犯人。所以,第一句可以接受。
     ( 三) 清楚原则对商务英语信函写作的影响
     首先,在此主要谈谈引言部分,一些熟悉的句子常会在这部分出现。出于礼貌,写信的人要简单介绍写信的原因。写信的人要尽力使别人明白所说的内容。这样才可以避免不必要的误会。要尽力避免使用一些有歧义的不寻常的短语或句子。也要使信件有逻辑,连贯。为了达到表意清楚,避免不必要的重复。
     1.避免使用一词多义的词语
     我们知道,英语中词语常有多个意思。首先要清楚这个字或词的多个意思。再决定用哪个词。Forexam pl e:
     1) . The phr ase "subj ectt o" has sever alm eani ngs accor di ng t o di f f er -entoccasi ons,such as "受. . .约束,从属 ","有待于. . .的 "," 根据 ","在范围内 ","除. . .规定外 "and so on.The except i ons pr ovi ded i n par agr aph ar e subj ect t o t he f ol l owi ngaddi t i onalpr ovi si ons.(误)甲款的例外规定还有待于制定下述补充规定。(正)甲款的例外规定应受下述补充规定的约束。
     2) .f i r m 有几个意思,比如公司,坚定的等等,最好不用有多个意思的字词。Forexam pl e:W e shal lt ake a f i r m l i ne wi t h t he f i r m .第一个 f i r m 的意思是 st r ong,第二个意思是 cor por at i on.如果我们把他改为 "W e shal lt ake a st r ong l i ne wi t h t he f i r m ", 这样意思就更清楚了。
     2.注意修饰词的位置
     修饰词要紧紧跟再被修饰词,从而避免歧义。Forexam pl e:Those who wor k r api dl y geti l li n t hese condi t i ons.因为单词 "r api dl y"可能有两种理解。他可以修饰 "wor k",也可以修饰 "geti l l "。所以, 为了避免歧义, 我们把他改为 "Those whowor k i n t hese condi t i onsgeti l lr api dl y".    ( 四) 简洁原则对商务英语信函写作的影响简洁原则指用简单而简洁的句子来表达某人的想法和要求。简洁的信函受商人喜欢。写信件时,建议使用常用的缩写形式。常见的缩写形式有如下L/C( l et t erofcr edi t信用证), B/ L ( bi l lofl adi ng提单), CI F(cost ,i n-sur ance and f r ei ght成本加保险加运费价格) , EA T ( est i m at ed ar r i valt i m e预计到达时间), A / S( atsi ght即期), FY I( f oryou i nf or m at i on 供你方参考), S/ C ( sal es cont r act销售合同), D / D ( de2m and dr af t票汇), T/ T( t el egr aphi c t r ansf er电汇), M / T( m ai ldr af t信汇) , D /P( docum ent s agai nstpaym ent付款交单) .除此之外, 在保证语言和内容在语法和语义上正确完整的基础,尽量用简单清楚的句子,长话短说。如:By t hi s l et t erwe woul d ask you t o consi derourpr oposal (此信请求贵方考虑我们的提议) .这个句子不够简洁。"By t hi s l et t er "多余,同时 "we woul d ask you t o"也不够简洁,我们就用 "pl ease"代替。最后改为 "Pl ease consi derourpr oposal "
    商务英语信函在格式和结构上有其自己的特点。熟悉了它的格式和结构特点,将对商务英语信函的写作大有裨益。在此基础之上,进一步熟悉商务英语特定语境下的适用原则,这样才能成功而有效的实现商务英语信函的交流意义。总之,商务活动只有在良好的交流上才能成功。而语言是表达观点的工具。在商务英语信函写作中,要深入探析影响写作的关键因素,灵活运用恰当的写作技巧,力求综合全面提高商务英语信函的写作能力。
参考文献:
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