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Francisco , we have bimonthly direction services1 其中“bimonthly”一词含有两个意思 , 即每月两次和两月一次。这对于读者来说 , 就可能感到迷惑不解 ,应该改写为:(a) We have two direct sailings every month fromHong K ong to San Francisco1 (我们每月有两班从香港到旧金山的直航) 1(b) We have semimonthly direct sailings from HongK ong to San Francisco1 (我们每半个月有一班从香港到旧金山的直航) 1所谓简洁是指在不影响意思和礼貌的情况下 ,使用最简单的语句来表达 , 可采取如下的方法:(1) 避免累赘冗长的表达(2) 避免不必要的重复(3) 使用简短的词语和浅显的解释(a) 用单词代替短语 , 如用 enclosed 代替 en2closed herewith(b) 用短语代替句子 , 如用please write to us代替please don’t hesitate to call upon us(4) 灵活正确地使用事由行 Subj : 或 Re :
    (五) 有礼有节
     西方民族采取的是客体思维方式 , 力求语言客观、公正、严密。采取客体思维的英语在表示意见的时候 , 倾向于间接婉约 , 用劝说建议的方式(persuasive) , 表示肯定或否定。       对外所写的商业贸易应用文要体现我国的外贸政策和外交礼节 , 既要遵守国际贸易的习惯 , 又要维护自身的利益 , 做到不卑不亢 , 得体脱俗 , 落落大方。所以 , 商务应用文的内容要写得以有理、有利和有节为准 , 不要盛气凌人 , 避免命令和粗鲁。体谅就是要顾全对方的要求、愿望、情感等 , 力求准确地肯定地谈问题 , 尽量避免否定地谈问题。
　　四、商务英语应用文的写作要点应用文是一种实用性很强的文体。与其他文体比较 , 是用一种更简捷、快速的书面形式 , 进行信息交流。人们在日常生活交往中 , 时时要接触到应用文 , 如写个英文通知 Notice , 便条 Note , 留言条Message , 发出邀请信 Invitation , 祝贺信 C ongratula2tions等等 , 都离不开应用文写作。在商业和贸易往来中 , 如需要书写各种与经商和对外贸易有关的应用文 , 典型的外贸函电中的询盘、报盘、还盘、讨价还价、订货退货、包装装运、付款索款以及保险等。
     商务英语应用文归纳起来有三种形式: 一种是各种商务信函; 一种是在各种场合的致辞、演讲或提出各个不同内容的报告、约定; 第三种为内容极为简捷 , 但都要求格式化的电报、电传、请柬、通知、便条、日程、议程等等。至于各种报表、单证虽也属于应用文的范畴 , 但有点太“机械”了 , 被格式化了 , 无须人们去创作 , 没有写作技巧而言。此外 , 在商务交往中 , 还需要书写结构较复杂的文章 , 如各种可行性分析报告、协议、合同和签约、重要的特殊的建议及情况简报等等。这类应用文其突出的特点: 一是每篇文章都有一定的长度 ,其内涵复杂 , 内容需要进行合理的安排。二是内容具体 , 多为阐述具体事物的条件 , 要有状况分析以及解决办法等 , 不同内容的理论概述 , 如可行性研究 , 就得充分体现具体问题具体分析的原则 , 这样 , 才可知道它的可行性; 合同、协议的签订 , 都必须是甲乙双方 (或多方参与者) 共同遵守的条款 , 因而所阐述的内容必须具体明确 , 这样才有法定约束力。此类英语应用文多属于说明文性质 , 或谓一种技术性的描写文。它重在说明客观事物的特性 , 不带感情色彩 , 更不带塑造和想象。这类应用文的创作成分含量大 , 既没有死板的格式 , 也无规定的套语 , 只有内容的要求和作者所表现出来的敏锐的观察力、正确的判断力、周密的思考和灵活的表达力。要求文章既有严谨的科学态度 , 又有简明的语言。
      学习书写英语应用文要掌握两个方面的知识:一是各类商务英语应用文必须遵守的写作格式和套语; 二是如何写好正文内容 (body) 部分。Body部分的写作 , 与其他文章的写作是一致的。没有一般文体的写作基础 , 英语应用文也是写不好的。所以必须强调: 书写英语应用文 , 不要以为了解了格式和套语就算大功告成了。事实上 , 文章的重要组成部分是 body。它是写文章的目的 , 也反映了作者的英语水平 , 能力和写作基础。和一般文章一样 , 首先要从文章的结构入手 , 剖析和设计文章的骨架。第一 , 安排写作内容 , 收集材料。这样 , 可以明白该文要说明几件事 , 一般主要说明一件事 , 如果有几件事 , 哪些事又是最主要的。第二 , 以一件事为例 , 写作时一般从四个方面来阐述: (1) 向读者说明主题及此事的背景 , 使之一目了然 , 清楚你的写作目的; (2) 主题的思想延伸 , 即进一步详解或举例说明 , 辅助主题句的表达; (3) 要求展开讨论 ,要特别注意层次分明 , 脉络清楚 , 围绕主题陈述。(4) 结论要求归纳已述条件的结果 , 发展的结局。这就是写文章的传统要求所说的“起 , 承 , 转 ,合” 。第三 , 规划整篇文章的结构 , 也就是写作提纲。
　　五、如何写好商务英语应用文
    掌握应用文的基本概念及特点 , 应用文的形式 , 组成部分及篇章结构后 , 我们就要学会如何练习学习商务英语应用文。以下方法对写好应用文有积极的帮助。
    首先 , 要大量阅读范文 , 培养良好的写作习惯 , 提高输出信息的的能力。 “熟读、多看、多写”是学习作文的规律 , 其中“熟读”是主要的 , 因为阅读能拓宽视野 , 获得知识。卡罗尔 ( JohnB1Carroll) 认为: 通过视觉学习比通过听觉学习容易。一般说来 , 读的过程主要是获取信息 , 感受语言 , 叫做接受性技能 ( Receptive Skill ) , 是写的感性阶段 , 比较容易进行; 而写作叫做产出性技能 (Productive Skill) , 它与阅读有本质的差异。大量的阅读能提高鉴赏范文 , 充分吸收范文知识的能力 ,是全面培养写作思维的基础。从读过渡到写的过程就是对文章的结构 , 句法知识和词语的掌握应用过程。       第二 , 学会模仿 , 切忌生造。在着手写作时 ,要注意使用常用词汇、短语及商务习惯用语的表达 , 不可生造 , 避免产生中式英语。第三 , 最好先从写短小的文章做起 , 如便条、通知、感谢信等。这样做的好处是: 内容简单 , 层次清楚 , 易于掌握。初学者应该在范文的引导下 ,由短趋长 , 一步步地走向成功的写作 , 整个过程由限制性到非限制性。       第四 , 要不断的积累 , 才能进步得快。英语写作是综合性知识的考查与运用。因此 , 平时与本职应用文写作有关的语言材料 , 与命题相关联的词汇和基本的语言知识要多练 , 同时还可作些摘抄 , 这样不断地丰富自己 , 以便写作能得心应手。　　六、结束语
    英语应用文 , 尤其是商务英语应用文的写作 ,是一种实用性很强的写作 , 既有仿照性 , 又有创造性。其遣词用语、行文格式、甚至篇幅大小都有一定的套路 , 需要学习训练才能熟练掌握。这种写作是综合知识的考查与运用 , 因此 , 初学者在具备基础英语知识后 , 对商务英语应用文的写作依旧有一个熟悉的过程。英语应用文写作能力的培养 , 贵在实践 , 大量的书面练习 , 不仅能丰富实用性英语书面语汇 , 养成规范化的英语应用文写作习惯 , 而且能提高写作速