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en days of Ju ly . (不知你方能否在七月上旬交货?)W e shou ld be gratefu l if you wou ld gibe u s anear ly rep ly . (如蒙贵方早日回复, 我们将不胜感激。 ) I f the quan t ity w ere no t so large, W e cou ldno t give you such a low p r ice .(如果不是因为这么大的定量, 我们是不会给予如此低的价格的。 )
    (2)多采用第二人称原则
    在商务信函中, 收信人对自己的关心胜于对写信人的关心。一封以 “你” 为主体的信将吸引读信人读完你的信。一般来说, 当所谈及的话题有利于对方时, 句子的主语正常是 “you” ; 当所谈及的话题不利于对方时, 如当属于收信人的过错或收信人的意见和你不同时, 句子的主语通常是 “ w e” 。如:当属于收信人错误时:错: You failed to enclo se you r check in theenvelope .对: The envelope w e received didn’ t have acheck in it .当收信人与你的意见相反时:错: You are en t irely w rong in you r at t itude .对: The p ropo sed p lan has th ree aspect sw h ich w e need to exp lain now.
    (3)合作原则
    商务书信使用的语调应该是积极的、合作的,不可以用消极的, 高人一等的、讥讽的语气。为此,我们应使用 benef it, though tfu l, thank s,generou s, loyal, p leasan t, thank s 等积极词来代替消极词b lame, comp lain t, fail, fau lt, negligence,regret, reject 等。当对某个问题不能回答时, 不妨明白地告诉对方; 如果你提供的信息对回答某一问题会引起收信人不快, 可选取积极友好的方式来处理; 在你遇到某些事情做的不好时或某些货物不能提供时, 可强调你可以做到的或展示你能提供的,并说明理由, 加以解释或给予替换的方法等, 而避免使用消极或拒绝的语言或解释, 这样会产生好的愉快的效果。如:消极的:W e don’ t refund if the retu rned itemis so iled and un salab le积极的: W e refund if the retu rned item iscleaned and resalab le消极的: You obvi ou sly igno red the assemb lyin st ruct i on accompanying the equ i pmen t积极的: The assemb ly in st ruct i on saccompanying the equ i pmen t are veryspecif ic abou t p roper in stallat i on. D id youno t receive them ?通过把以上几个句子的比较, 我们可以看出用积极肯定合作的语气表达的句子给人以真诚、礼貌、愉快的感觉。

    三、结语

    综上所述, 商务英语信函的写作特点为: 用词简洁, 明了, 措辞礼貌得体, 格式规范, 语篇连贯而符合逻辑。商务英语信函写作过程中, 只有掌握了这些特点, 才能实现商务英语的交际职能。

参考文献:
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