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　You should be informed that the shipment time is February or March at our option and the goods will be shipped in one lot . (装运)
兹告知,此批货物将一次装运,装运时间2 月份或是3 月份,由我方决定。
3) 　Since it is agreed that we have the right to reject the goods when they are disqualified upon examination by China Commodity Inspection Bureau at the port of destination ,we regret to inform you that we have to return the goods to you at your expense.
既然贵我双方已经商定,当商品质量不能通过目的港中国商检局的检验时,我方有权退货,今遗憾告知,我方只好退货,费用由你方承担。
众所周知,英语中主动语态句强调的是动作的执行者,被动语态句强调的是动作的承受者。例句中”it is agreed”,”will be shipped”使动作的执行者we 和you已弱化到忽略不提的地位,强调的是按合同、协议所承诺或规定的义务和职责,这样更符合国际商业惯例。
4. 虚拟语气
在日常交际中,人们常用动词的虚拟语气陈述自己的观点,提出请求、建议或劝告,使语气委婉,语意含蓄。在商贸洽谈或函电中,商务人员常用动词的虚词语气形式,客气委婉、温和地表达自己的观点、请求或建议,这样更有利于在平等友好的气氛中达到各自的目的,也有利于建立长期稳定的业务关系。如:
1) 　If it were not for the regular orders we receive from a number of our cusromers ,we could not have quoted for supplies even at those prices. (报价)
如果不是因为我们的一些买主定期向我们订货,我们是不能按这个价格供货的。
2) 　We wish we could lower our prices but unfortuntely we cannot do so. (报价)
我们也希望能再降些价,但令人遗憾的是确实无法做到。
3) 　May we suggest that you make some allowance on your quoted prices so as to enable us tointroduce your goods to our customers ? (还盘)
建议贵公司在报价上让一些,以便我们能将你方货物介绍给我方买主。
以上例句中,由于动词采用了虚拟语气的形式,使商务洽谈双方无论是观点的陈述、要求的提出、价格的确定等的语气大为和缓,避免过于肯定绝对,具有更多的协商的余地,有利于业务的开展和贸易关系的确立。
5. 委婉否定
汉语中常有用换去强调的说法来对事物的性质、状况或人的行为、性格、品貌等进行委婉地赞扬或批评。如:她说不上什么美丽漂亮,却长得茁壮有力(丁玲《太阳照在桑干河上》) 。作者用“说不上什么美丽漂亮”来代替“不好看”,从而避免措辞太直,语气过重。在商务英语中,这种委婉表达方式更在大量使用,以使陈述的观点,提出的要求或建议,无论是肯定还是否定,同意或是反对,赞扬还是批评,较少主观武断,更具有商量的余地。如:We feel that your quotation is not proper because the price for such material is on the decline at present . (还盘)
我们认为你方报价不合适,因为该种料子的价格正在下跌。句中not proper 实际上就指improper ,在意思上虽无多大变化,但听起来却客气得多,容易为对方所接
受。
6. 转换角度弱化语气
在商贸洽谈或函电中,如果选用直接的否定词语,往往会给人一种说话人过于自信,不给对方留下磋商的余地的印象,往往引起对方的不悦或反感。因此,常采用转换角度弱化语气的方式,如在否定句前加上“ I am afraid”“, I don , t think”“, I am not sure”等,使语气不那么坚硬、绝对。如:
1) 　We , re afraid that an error was made in execution of your order No. 23. (抱怨)
我们担心恐怕在你方的23 号定单的执行过程中有一些偏差。
2) 　I don , t think it is wise for either of us to insiston his own terms. (还盘)
我认为,你我双方各自坚持自己的条件是不明智的。
试比较: It , s unwise for either of us to insist on his own terms.
由此可见,商务英语中的委婉策略形式灵活多样,是吸引客户、捕捉商机、促销产品、开拓市场的有效手段,也是商界竞争获取成功的重要途径。