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st 1000 cartons．句子(1)中,通过使用you only shipped而直接表达了对收信人的责备,但如果过错是由于代理人造成的,这样的句式就容易使对方受到伤害。在句子(2)中,被动语态的使用缺省了动作者,没有显现出是谁的责任,只是给人一种启示,应该马上找到事实真相。为了表达委婉,建议当发生不愉快的事情或传递命令时使用被动语态。 2.使用疑问句型疑问句型是通过询问别人的能力或意愿来表达一种请求或一个命令,比采用直接的陈述句或肯定句去表达命令更委婉,从而使语气变得间接、不唐突。例如： (1)Quote us CIF 5%New York． (2)We request you to quote us CIF 5%New York． (3)Could you quote us CIF 5%New York? 句子(1)使用命令的语气,很容易造成听话人的不愉快,因为它违背了商务交往中的平等原则。句子(2)的语调比较温和,但表达直接。句子(3)用疑问句型表达同样的意思,但语气委婉客气，好像请求帮忙一样，比较得体。 3.使用条件句型使用条件句型与疑问句型相比,唯一的区别就在于使用条件句型,去掉了威胁他人面子的成分,从而使语气变得更友好。此外,条件句型会使其建议具有试探的性质。例如： (1)If any of the items listed in the dialogue meets your interest,pleaseletushaveyourspecificinquiry,andquotationwill be forwarded without delay． (2)We attach a list of the contents of Case No.71 and shall be glad if you will check this with our order and the copy of your invoice． 4.使用虚拟语气虚拟语气可以委婉礼貌地提出希望或意见,使句子更加婉转, 具有更多的磋商余地,更加有利于达成贸易协议。如：（1)We would ask you to open L/C soon．（2）We wish we could lower our prices but unfortunately we can not do so．四、信息传递方式的选择 1.直接表达法对于传递令人满意或中性信息的信函,一般采用直接表达法, 即把令人满意或中性的信息置于句首,然后作出必要的解释,最后用客气礼貌语言表示希望或感谢,从建立业务关系到业务的成交, 基本上都选择这种模式。 2.间接表达法表示拒绝对方要求或传递令人失望的消息的商务信函尽量减少读者的不悦,一般采用间接表达法,即把商务英语信函分成五个部分：(1)中立陈述;(2)拒绝执行或接受;(3)缘由;(4)补救方法; (5)客气的结束语。这种篇章结构的布局是为了尽量缓和语气,避免唐突,使对方在看到中立陈述及可信服的缘由之后,有了一定的思想准备去接受信中的拒绝内容。信函中“补救方法”及“客气的结束语”可进一步消除不愉快的信息在对方心中产生的不悦情绪。这种结构主要用于写还盘信、拒绝付款方式、要求修改信用证、申诉索赔信或保险索赔信。总之，随着经济全球化的发展及我国对外贸易的不断扩大，商务英语信函在国际商务活动中会越来越多地被运用。商务英语信函中的礼貌原则作为国际经济交往的普遍要求，一定会成为国际商务人员必须遵循的基本原则。应该熟练地掌握和运用这种技巧，提高商务英语信函写作的质量，保障商务活动顺利进行。参考文献： [1]裴倩倩:用礼貌原则指导商务信函的词汇运用[J].语文学刊 2007，（9） [2]葛丽芳:商务英语写作中的礼貌研究[J].河南理工大学学报 2006,(11)